Dokumentation

LuckyInventur

Danke für den Erwerb von LuckyInventur.

Um mit LuckyInventur arbeiten zu können ist ein gewisses Grundwissen unbedingt nötig.
Bitte gehe die Schritte der Anleitung bis zur Inventurvorbereitung durch.

Bei Fragen nutze bitte den Support im Kundencenter telefonische Unterstützung kann nur durch gebuchten Service erfolgen. Kundencenter.

Installation

Folge diesen Schritten um das Programm erfogreich zu installieren:

1. LuckyInventur kann auf jedem PC mit Windows installiert werden. Der Computer muss eine Verbindung zum MSSQL Server aufbauen können.
2. Wichtig: Entpacke die Zip-Datei an einen beliebigen Ort. (z. B. auf dem Desktop entpacken.)
3. Führe die Software immer als Administrator aus, da nur so der App-Server zum Zählen gestartet werden kann.
   Mit Rechtsklick als Administrator ausführen
   • Rechtsklick auf das Icon"LuckyInventur"
   • "Als Administrator ausführen" - anklicken
   • Windows blockiert ggf. das Starten der Software, da wir keine Digitale Signatur nutzen. Zudem ist das Programm sicher und aus zuverlässiger Quelle.
   • Dies kann wie folgt behoben werden, falls nicht bekannt: Starten von Programmen

Datenbankverbindung

Beim ersten Start erkennt LuckyInventur, dass noch keine Datenbankverbindung eingerichtet wurde. Daher wird beim Start die Datenbankverwaltung aufgerufen. Hierzu halte deine Datenbank-Zugangsdaten bereit.

Es muss nun eine Verbindung zur Datenbank eingerichtet werden. Diese Daten sollten bei dir oder deinem Servicepartner zu finden sein. Das Prinzip ist dabei genau das gleiche, wie bei JTL-Wawi:

• Servername,Port\Instanzname

Gib anschließend Benutzer und Passwort für die Datenbank ein.

Mit dem Klick auf speichern prüft LuckyInventur, ob eine Verbindung zur Wawi-Datenbank hergestellt werden kann und installiert sich in der Datenbank. Wenn dieser Vorgang erfolgreich war, wird die Datenbankverwaltung geschlossen und es erscheint der Login-Dialog.

Hier meldest du dich mit den Zugangsdaten an, die du auch in JTL-Wawi verwendest.

Der Datenbankbenutzer braucht Lese- und Schreibrechte, damit in die Programmeigenen Tabellen und in die Wawi-Tabellen (für Bestände/Inventurbuchung) geschrieben werden kann.

Ein vorhandenes Datenbankprofil anpassen

Es kann vorkommen, dass ein Datenbankprofil angepasst werden muss weil ein Passwort geändert wurde oder weil der SQL Server eine neue Adresse hat.

In diesem Fall kannst du dein vorhandenes Datenbankprofil bearbeiten, indem du auf die zu ändernde Datenbank doppelklick machst.

Auch hier öffnet sich der Profil-Editor und die Eingabefelder werden mit den Daten aus deinem vorhandenen Profil vorausgefüllt. Zum schutz deiner Daten wird das Passwort nicht ausgelesen.

Ein Datenbankprofil löschen

Markiere das Datenbankprofil und klicke nun auf den Button „Ausgewähltes Datenbankprofil löschen“. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Datenbankprofil gelöscht.

Du kannst dich nun mit deinen Wawi-Benutzerdaten anmelden.

Passwörter über 16 Zeichen können leider nicht verarbeitet werden. Falls der Login nicht klappt kannst du einen Inventurbenutzer in der JTL-Wawi anlegen, der weniger Zeichen im Passwort enthält.

Lizenzeingabe

Gehe in das EM Kundencenter und melde dich an.
Ggf. musst du dich noch registrieren, falls noch nicht geschehen.
Kopiere deinen Lizenzkey unter Meine Daten. Klicke einfach auf den Lizenzkey und er wird in die Zwischenablage kopiert.

Öffne LuckyInventur und melde dich mit deinen Wawi-Benutzerdaten an. Im Programm klicke im obersten Menü auf Hilfe/Lizenzen -> Lizenzverwaltung.
Nun kannst du den Lizenzkey aus der Zwischenablage in das dafür vorgesehene Feld einfügen und anschließend auf Lizenz prüfen klicken.

Die Lizenz wird bei jedem prüfen neu geladen und diese sind sofort nach dem Buchen im Kundencenter unverzüglich verfügbar.

Nach Ablauf geht eine Kostenpflichtige Lizenz automatisch in die Free Version über. Sie können danach noch weiterhin auf alle Inventuren zugreifen. Das Zählen ist in der Free Version eingeschränkt, jedoch funktionieren alle sonstigen Funktionen.

Firewall einstellen

LuckyInventur Mobile-App im Firmennetzwerk verfügbar machen

Damit die Zähl-App von jedem Gerät im Netzwerk erreichbar ist, muss in der Firewall des Servers ein Port freigegeben werden.

1. In der Seitenleiste der Mobilen-App findest du den Port, Standardmäßig: 9065
2. Du kannst den Port frei wählen, dieser sollte nicht von anderen Programmen belegt sein.
3. Kopiere den Port
4. Gebe in der Firewall den Port für eingehende Verbindungen frei.

LuckyInventur bei Ecomdata

LuckyInventur kann auch auf einem remote Desktop bei Ecomdata ausgeführt werden.

Schreibe dazu ein Ticket an Ecomdata, dass der Port XXXX für das Programm LuckyInventur freigegeben werden soll.

Danach ist die Mobile-App im Browser aufrufbar unter der Server IP von Ecomdata und dem jeweiligen Port: XXX.XXX.XXX.XXX:9065

Einstellungen

Unter Programm -> Programmeinstellungen kannst du Grundeinstellungen machen, die sofort greifen.

Artikelerkennung

Artikel werden anhand von gescannten Daten erfasst. Hier kann gesteuert werden, in welchen Feldern nach dem gescannten Code gesucht werden soll.

Weniger ausgewählte Felder erhöht die App-Geschwindigkeit bei Scannvorgang.

Benutzer

Um die Mobile-App zu betreten benötigt jeder Inventurhelfer einen Account. Richte unter Programm -> Programmeinstellungen und dem Tab Benutzerverwaltung min. einen neuen Benutzer ein.

Du kannst Benutzer auf eine oder mehrere Inventuren einschränken, indem du min. einen Haken zur jeweiligen Inventur setzt.

Denke daran, wenn du das kommende Jahr zählst, sollten diese Einschränkungen wieder angepasst werden.

Kein Haken, bedeutet dass alle Inventuren für diesen Benutzer sichtbar sind. Vorrausgesetzt sie sind nicht Abgeschlossen.

Inventurvorbereitung

Zunächst solltest du eine Inventur anlegen, um dich mit dem Workflow der App vertraut zu machen. Weiter solltest du deine Inventur entsprechend vorbereiten, damit sie gelingt und reibungslos abläuft.

Im Folgenden findest du Hilfreiche Tipps für die Vorbereitung deiner Inventur.

Testinventur anlegen

Testinventuren solltest du niemals buchen, damit deine Bestände korrekt bleiben. Verzichte auf den Schritt des Buchens und schließe die Inventur einfach so ab. Oder nutze zum Testen eine Testumgebung.

Klicke auf das Grüne + oben links in der Ecke im Hauptfenster um eine neue Inventur anzulegen.

Einstellungen für JTL-Wawi Inventuren

Die finale Inventur muss am Stichtag angelegt werden, da die Bestände einmalig zu diesem Zeitpunkt für die Inventur aus der Wawi kopiert werden.

1. Wähle den Mandanten.
2. Wähle das Lager, für das die Inventur angelegt werden soll.
3. Wähle den Inventurtyp: Ganzes Lager oder Teil-Inventur (in der Professionell Version erhältlich)
4. Gib der Inventur im Feld Anmerkungen einen Namen, damit man diese in der Zählung auswählen kann und wiedererkennt. Z. B. Testinventur 1 oder Hauptinventur 1984
5. Entscheide, ob Inaktive Artikel auch in der Inventur mitgezählt werden sollen.
6. Entscheide ob Chargen und MHD übernommen werden sollen, die nicht mehr auf Lager sind, aber noch in der Datenbank stehen.
7. WMS Inventur
   • Entscheide, ob die Lagerplätze der WMS während der Inventur gesperrt werden sollen. Dies verhindert, dass keine Ware während der Inventur ausgebucht oder bewegt werden kann. Es ist auch zu empfehlen, um Ordnung zu halten und das Nachbuchen von bewegungen zu minimieren.
8. Standardlager
   • Damit deine Inventur geordnet und übersichtlich abläuft, müssen Lagerplätze Angelegt werden. Achtung: Aus Performance Gründen werden die letzten 200 Unterschiedlichen Artikel in je Lagerplatz angezeigt.
   • Optional können die Lagerplätze aus einer anderen Inventur, z. B. aus dem letzten Jahr, übernommen werden. Zuvor erstellte Lagerplätze werden dadurch überschrieben und diese Option sollte als erstes durchgeführt werden um die Lagerplätze danach ggf. zu erweitern.
   • Generiere eine beliebige Anzahl an Lagerplätzen.
   • Teile dein Lager in Verschiedene Lagerplätze auf, z. B. Regal, Fach, Ebene, Keller oder Kassentresen
   • Benenne die Lagerplätze mit passenden Namen, z. B. Regel 1, Regal 2
   • Kommentiere die Lagerplätze falls nötig mit einer Anmerkung.
9. Klicke auf Neue Inventur speichern

Artikel Vorbereiten

Es ist wichtig, dass du dir für deine Artikel Zeit nimmst. Während einer laufenden Inventur solltest du dich voll und ganz auf die Zählung konzentrieren. Diese Vorbereitung bietet auch einmal im Jahr die Chance, Ordnung im Lager herzustellen und für das Jahr beizubehalten.

Belabelung

Falls einige Artikel noch kein Ettikett haben sollten, stelle sicher, dass diese Scannbar sind und drucke Barcodes bzw. QR-Codes für die Artikel aus.

Nutze für die Erstellung der Barcodes wie gewohnt die JTL-Wawi.

Doppelte EANs vermeiden

Aktuell können doppelte EAN nur dem zuerst gefundenem Artikel in der Datenbank zugeordnet werden. Dem entgegenwirken kannst du, indem du mit Artikelnummern arbeitet und nur dise in den Programmeinstellungen aktivierst.

In den Inventurdetails steht ggf. in Rot eine Warnung, falls es doppelte EANs geben sollte.

In der MSSQL Datenbank kannst du folgendes Script absetzen um die doppelten EANs zu finden.

WITH T (Gtin, Total) AS (
	SELECT
		 cBarcode
		,COUNT(*)
	FROM [dbo].[tArtikel] WHERE cBarcode != '' GROUP BY cBarcode
)
SELECT * FROM T WHERE Total > 1 ORDER BY Total DESC

Entfernen Sie vor der Erstellung der finalen Inventur die nicht benötigten Artikel aus der Wawi. Löschen Sie die Artikel oder setzen Sie sie auf inaktiv.

Falls Sie Artikel mit doppelten EANs inaktiv setzen, achten Sie bei der Erstellung der Inventur darauf, dass Sie die Einstellung vorgenommen haben, inaktive Artikel nicht mitzuzählen. Button "Inaktive Artikel nicht mit in die Inventur übernehmen"

Lager vorbereiten

Stelle frühzeitig sicher, dass dein Lager für die Inventur bereit ist.

Drucke A4 Zettel mit dem jeweiligen Platzbezeichnungen aus:

• Klärplatz für nicht gefundene/unscannbare Artikel
• Beschädigte Artikel

Organisiere Bereiche, wo diese Artikel abgelegt werden sollen. Im besten Fall solltest du diesen Platz neben einem PC einrichten, damit die Artikel mit Hilfe der Warenwirtschaft und LuckyInventur geklärt werden können. Gleichzeitig ist es wichtig diesen Bereich nochmal zu unterteilen, für Artikel, die bereits geklärt wurden.

Regale und Lagerplätze vorbereiten

Gehe das Lager einmal durch, ob alle Regale und Plätze zugänglich sind. Falls nicht, räume diese frei.

Sind alle Artikel im Lager existent oder gibt es Plätze wo weitere Artikel liegen, die aber nicht vor Ort zu finden sind? Diese Artikel sollten entweder herangezogen werden, aus- oder umgebucht werden. Ggf. sollten diese Artiekel notiert werden, sodass diese virtuell mitgezählt werden können.

Stelle einen Labeldrucker bereit, um fehlende Labels nachzudrucken.

Bereite einen Stromanschluss vor, um die Zähl-Geräte zu Laden.

Zählung durchführen

Die Zählung geht am schnellsten mit geschultem und Situativ nachgeschultem Personal.

Das vier Augenprinzip bei einer Inventur

Es gibt natürlich Menschen, die sind alleine schneller und trotzdem Zuverlässig beim Zählen. Beim vier Augen Prinzip geht es um Menschen, die schneller und zuverlässiger sind, wenn sie zu zweit Zählen.

Des Unternehmens eher unbekannte Inventurhelfer sollten immer mit dem vier Augenprinzip zählen. Das heisst, dass eine Person die Artikel vorbereitet, zählt, die zweite Person scannt und gibt in die App alle Daten ein. Beide kontrollieren sich dabei gegenseitig und wiederholen bei ungereimtheiten den Vorgang. Dieses vorgehen ist bewährte Geschäftspraxis und führt zu einer schnelleren Inventur mit weniger Fehlern.

Artikel wurde nicht gefunden

Hier erfährst du, wie du mit Artikeln umgehen kannst, die das System nicht erkannt hat.

Beim Scannen

1. Untersuche den Artikel, ob es noch andere Barcodes und Artikelnummern gibt.
2. Falls ja, lösche den nicht erkannten Artikel in der App und scanne den alternativen Barcode.
3. Falls Nein, lege den Artikel raus aber zum Regalplatz oder zum Klärplatz, je nach Anweisung des Organisators
4. Kläre den Artikel in im Tab nicht gefundene Artikel
5. Hier kannst du mit Rechtsklick auf einen Artikel weitere Operationen ausführen.

Artikel können in der Wawi während der Inventur

Vorfälle Dokumentieren

Differenzen

Bei einer Inventur ist es nicht üblich, das es zu Differenzen kommt. Diese Differenzen werden in der Inventur-Oberfläche unter dem Tab Zählung & Differenz” aufgelistet.

Buchung & Abschluss

Die Inventur ist in der Abschlussphase und die letzten Schritte werden nun eingeleitet. Lese hier wie du vorgehen musst.

In 3 Schritten wird gebucht:

1. Buchen der Originalzählung (ohne Korrekturbuchung)
2. Buchen der Korrekturbuchungen
3. Abschluss der Inventur

Die genannten Schritte finden in der Inventur-Oberfläche unter dem Tab "Abschließen" statt.